Tu Gutes und sprich darüber – das ist ein bekanntes Motto. Daher ist das erste Tool, das euch zur Verfügung steht, die News. Hier kann über aktuelle Entwicklungen berichtet werden oder die Aktion in Häppchen vorgestellt werden.
Im Aktionsbüro wählst du den Reiter Tools aus. Dort findest du das News-Modul, in dem alle bisherigen Nes angezeigt werden. Neue News können über den Button News anlegen hinzugefügt werden.
Die MAP steht als offenes Tool frei zur Verfügung. Für jedes Projekt kann eine eigene Map anlegt und nach eigenen Bedürfnissen gestaltet werden. Hier können Impulse für neue Projekte gesammelt oder Anregungen zu unterschiedlichen Themen zusammengetragen werden. Alle Impulse können von allen Nutzer-inne-n bewertet und so in der Wichtigkeit hervorgehoben werden. Für weitere MAPs müssen weitere Projekte angelegt werden.
Auch das ist denkbar einfach. Zunächst muss die MAP im Aktionsbüro aktiviert werden. Dazu muss im Reiter Aktionsbüro die Seite „Tools verwalten ausgewählt werden. Hier müssen nun die Haken bei MAP gesetzt werden (Admin-Modul - nur Admins können bearbeiten; Frontendanzeige - öffentlich sichtbar).
Im Reiter Tools kann die MAP nun nach eigenen Vorgaben gestaltet werden. Auf der Seite MAP kann in der Rubrik Konfiguration kann ein Titel, eine Beschreibung hinterlegt werden. Außerdem können bis zu acht Kategorien definiert werden. In der Rubrik Einträge werden alle vorhandenen Einträge anzeigt, die bisher von den Benutzern gemacht wurden. Diese können hier weiter bearbeitet werden.
Zukünftig wird es möglich sein, die Einträge zu Voten und ausgewählte Einträge über das Messaging an externe Empfänger zu senden.
Mit der Petition kann ein eigenes Anliegen oder Vorhaben öffentlich vorangetrieben werden. Anregungen dafür können über die MAP gesammelt werden. Mit der Petition kann dann für eine breitere Unterstützung geworben werden.
Zunächst muss auch die Petition in der Tool-Verwaltung aktiviert, also der Haken bei Aktiv gesetzt werden (Haken bei Admin-Modul - nur Admins können bearbeiten; Haken bei Frontendanzeige - öffentlich sichtbar).
Dann im Reiter Tools die Seite Petition auswählen und einen Titel, einen Status, ein Start- und Enddatum, ein selbst gestecktes Quorum sowie eine Beschreibung hinzufügen. Ebenso können Bilder und ein Video eingebunden werden. In der Rubrik Unterschriften werde die bisherigen Unterzeichner-innen angezeigt.
Durch Änderung des Status wird auch der angezeigt Text verändert.
Um Aufgaben innerhalb eines Teams zu verteilen oder sich selbst zu organisieren, sind ToDo-Listen ein bewährtes Mittel. Nach Aktivierung der ToDo-Listen über die Tool-Verwaltung können im Reiter Tools Listen angelegt werden. Innerhalb der Listen können Aufgaben angelegt und Verantwortlichen Mitgliedern der Aktion zugeordnet werden.
Über den Reiter Tools verwalten musst du zunächst deine ToDo-Listen aktivieren und entscheiden ob es ein Admin-Modul sein soll (Bedeutet, dass die ToDo-Listen nur vom Admin der Aktion angelegt und bearbeitet werden können). ToDo-Listen sind immer Aktionsintern und somit nicht öffentlich sichtbar.
Im Aktionsbüro wählst du dann den Reiter Tools aus. Wenn du in der Liste ToDo-Listen auswählst, wird dir eine Übersicht der vorhandenen Listen und der Button ToDo-Liste anlegen angezeigt. Hier legst du den Titel deiner Liste fest und kannst optional eine Beschreibung sowie ein Enddatum hinzufügen. Wenn du auf Anlegen klickst, ist deine Liste erstellt und du hast im nächsten Schritt die Möglichkeit einzelne Einträge, der Liste hinzuzufügen. Dafür wählst du den Button Eintrag anlegen aus und kannst jetzt den Titel, die Beschreibung und ein Enddatum eintragen sowie den Status der Bearbeitung und eine-n Verantwortliche-n bestimmen.
Mit dem Terminfinder hast du eine einfache und übersichtliche Möglichkeit, einen gemeinsamen Termin für die Aktionsgruppe zu finden. Die Anzahl an Terminvorschlägen zu einer Veranstaltung ist unbegrenzt. Es kann ein Veranstaltungstitel vergeben werden und die Mitglieder der Aktion über einen einfachen Button informiert werden.
Über den Reiter Tools verwalten musst du zunächst deine Terminabstimmung aktivieren und entscheiden ob es ein Admin-Modul sein soll (Bedeutet, dass die Terminabstimmungen nur vom Admin der Aktion angelegt und bearbeitet werden können). Die Terminabstimmungen sind immer Aktionsintern und somit nicht öffentlich sichtbar.
Im Aktionsbüro wählst du dann den Reiter Tools aus. Wenn du in der Liste Terminabstimmung auswählst, wird dir eine Übersicht der vorhandenen Abstimmungen und der Button Terminabstimmung anlegen angezeigt. Hier legst du den Titel deines Termins fest und kannst optional eine Beschreibung hinzufügen. Wenn du auf Anlegen klickst, ist deine Abstimmung erstellt und du hast im nächsten Schritt die Möglichkeit, einzelne Terminvorschläge anzulegen, indem du ein Datum und die Zeitspanne des Termins festlegst. Wenn du nachträglich weitere Termine hinzufügen möchtest, kannst du dies über das „+”-Symbol in der Listenansicht deiner Terminabstimmungen tun. Hier kannst du die Termine auch bearbeiten und löschen.
Mit den Umfragen kann ein Stimmungsbild innerhalb der Projektgruppe abgebildet oder ein öffentlicher Eindruck über bestimmte Projektthemen gewonnen werden. Wenn ein klares Stimmungsbild vorliegt, kann auf die Ergebnissen einer Umfrage beispielsweise eine Petition folgen. Ihr könnt innerhalb einer Aktion Umfragen zu verschiedenen Themen erstellen, dabei aus verschiedenen Frage- und Antworttypen auswählen und die Ergebnisse der Umfrage direkt an die Politik und Verwaltung senden.
Über den Reiter Tools verwalten musst du zunächst deine Umfragen aktivieren, entscheiden ob es ein Admin-Modul sein soll (Bedeutet, dass die Umfragen nur vom Admin der Aktion angelegt und bearbeitet werden können) und die öffentliche Sichtbarkeit verwalten.
Im Aktionsbüro wählst du dann den Reiter Tools aus. Wenn du in der Liste Umfragen auswählst, wird dir eine Übersicht der vorhandenen Umfragen und der Button Umfrage erstellen angezeigt. Hier legst du den Titel deiner Umfrage an und ergänzt eine Beschreibung, einen Abschlusstext, den die Teilnehmer-innen am Ende der Befragung sehen und wählst aus, wann die Umfrageergebnisse angezeigt werden sollen.
Sobald die Umfrage erstellt ist, öffnen sich vier weitere Reiter. Unter dem Reiter Umfrage kannst du die allgemeinen Informationen immer wieder ändern. Unter dem Reiter Fragen erstellst und verwaltest du die Fragen der Umfrage. Wenn du eine Frage hinzufügen möchtest, legst du eine Beschriftung an, die später auch in deiner Liste an Fragen angezeigt wird. Als Titel gibst du deine Frage ein und unter der Frage gibst du beispielsweise eine weitere Erklärung der Frage oder einen Hinweis zum Antworttypen ein. Dann wählst du noch den Antwort-Typen aus und gibst eine eigene Skala an. Die Skalentypen sind vorbestimmt.
Die Ergebnisse der Umfrage werden dir im Reiter Ergebnisse angezeigt. Die Rohdaten kannst du über den Reiter Export als csv-Datei herunterladen und nach individuellen Bedürfnissen auswerten.
Über den Reiter Vorschau können Umfragen „gestestet“ werden, auch wenn sie noch nicht veröffentlicht sind.
Über das Tool Notizen können beliebig viele Textpads angelegt und Verwaltet werden. Textpads sind einfache Online-Dokumente, in denen Texte und Notizen geschrieben werden können. Auf die Pads können beliebig viele Menschen gleichzeitig zugreifen und auch simultan arbeiten. Hier liegt die große Stärke des Textpads. Auch wenn ihr an 10 Verschiedenen Orten seid und eigentlich nur miteinander telefoniert, könnt ihr gleichzeitig an einem Dokument schreiben und bdsp. Besprechungsnotizen dokumentieren oder Konzepte für eure Aktion entwicklen.
Über das einfache Teilen des Links (per Mail, WhatsApp etc.) kann das Textpad auch Menschen zugänglich gemacht werden, die nicht Mitglied der Aktion sind.
Eine neue Notiz legst du über den Button „Notiz erstellen“ an. Hier musst du dem Textpad einen Namen geben und ggf. eine Beschreibung (das ist optional und dient nur deiner Übersicht). Über den nächsten Button kannst du bestimmen, ob das Pad öffentlich auf der Seite deiner Aktion sichtbar ist oder nur intern von den Mitgliedern der Aktion gelesen werden kann.
Alle Notizen eurer Aktion findest du in einer List im Tool Notizen. Hier können einzelne Notizen bearbeitet (Änderung des Namens und der Sichtbarkeit) oder gelöscht werden. Durch einen klick auf die Notiz kommst du direkt ins Textpad.
Mit den Kurzabstimmungen hast du beispielsweise die Möglichkeit eine kurze Abstimmung zu einfachen Fragen zu erstellen. Wo soll sich die Gruppe das nächste mal treffen? Welchen Titel soll die Aktion bekommen? Wie lange soll die Petition online sein?
Zum Anlegen einer Kurzabstimmung muss das Tool über die Toolverwaltung aktiviert sein. Dann gelangst du über den Reiter Kurzabstimmungen direkt zum Tool. Hier kannst du zunächst eine neue Abstimmung anlegen (einfach auf den Button klicken). Gib dem ganzen einen prägnanten Titel und ggf. eine Beschreibung um was es geht. Hier könntest du bspw. auch beschreiben, wie die Optionen zustande gekommen sind oder was nach der Abstimmung passiert. Im nächsten Dialogfeld wirst du aufgefordert Antwortmöglichkeiten anzulegen. Es können beliebig viele Antwortmöglichkeiten angelegt werden. Wenn alles eingerichtete ist, klickst du auf Fertig und und die Kurzabstimmung ist aktiv. Du siehst sie jetzt in einer Listenansicht im Tool und kannst sie nachträglich weiter bearbeiten.
Du hast die Möglichkeit für jede Aktion ein eigenes FAQ zu erstellen. Hier kannst du erklären, worum es dir geht, welche Ziele verfolgt werden und alle Fragen klären, die sich rund um deine Aktion stellen könnten.
Ein FAQ legst du über das FAQ-Tool an (denk dran, vorher in der Toolverwaltung das Tool zu aktivieren). Hier klickst du einfach auf FAQ erstellen. Trag einen Titel und ggf. eine Beschreibung oder Schlagworte ein und klicke auf speichern. Anschließend kannst du beliebig viele Fragen und Antworten eintragen. Das FAQ kannst du jederzeit weiter bearbeiten, neue Einträge machen oder alte bearbeten und löschen.
Über die Einstellungen kannst du definieren, ob deine FAQs öffentlich sichtbar sind oder nicht.